1. Gestión Documental

El volumen cada vez mayor de información en las empresas requiere medios capaces para almacenar, acceder y distribuir documentación de forma eficiente.
La imposibilidad de disponer de toda la documentación archivada y al día, provoca que en muchas ocasiones sea imposible localizar un documento en un tiempo mínimo, por lo que es imposible optimizar el tiempo y los recursos existentes.

El archivo digital se muestra como una alternativa eficaz para cubrir las exigencias de cualquier empresa, ofreciéndole una organización sencilla y económica.

Una vez transformada la información de soporte papel a formato electrónico, el personal de la empresa podrá acceder a ella con mayor rapidez y comodidad, esto redundará en un aumento de la eficacia y la calidad así como una importante reducción de costes 

Si ya está utilizando un sistema manual de archivo documental estructurado en carpetas, por favor siga leyendo, encontrará unas ventajas muy interesantes.

2. Beneficios

2.1. Reducción de costos

• El tiempo de ejecución se minimiza con lo que se incrementa la eficacia de los medios humanos y materiales empleados.

• Ahorro de espacio. Tanto los registros como los archivos digitales ahorran espacio físico.

• Dispondrá de un nivel de seguridad mayor a un coste mínimo. Con un sistema de backup tendrá copias de seguridad de su archivo, algo prácticamente impensable en papel por el coste tan elevado que supondría.
  

2.2. Aumento de calidad y productividad

• Tendrá sus documentos perfectamente organizados, no pierda el tiempo buscando, acceda desde su puesto de trabajo con un solo clic.

• Permite compartir la información a un conjunto de personas simultáneamente, pero a la vez controla quien puede acceder a la información.

• Al minimizar la circulación física de documentos prácticamente se elimina la posibilidad de pérdida.
  

2.3. Mayor valor de la información de la empresa

• Ofrece mayores posibilidades de análisis e información en general así como la toma de decisiones.

• Aumenta la capacidad de respuesta ante posibles cambios de normativas.

• Los cambios cuantitativos en los procesos pueden ser detectados, tratados y resueltos muy rápidamente, reduciendo el impacto que pueda producir el aumento de los volúmenes de información.

2.4. Refuerza y mejora la imagen de la empresa

• Reduce sensiblemente los plazos de ejecución y los de respuesta a peticiones externas, incrementando la satisfacción de nuestros clientes, proveedores, etc.

• Las nuevas normativas gubernamentales están orientadas al almacenamiento digital de facturas frente al almacenamiento en papel.
  
  

3. IntarGED

La Gestión Electrónica Documental está destinada a convertirse en una herramienta imprescindible en el entorno empresarial. Conscientes de ello, ponemos a su disposición nuestra solución IntarGED.

IntarGED esta basada en la experiencia y en un cuidado estudio de las necesidades básicas de cualquier empresa, lo que nos ha llevado a crear una herramienta con un entorno amigable e intuitivo, muy fácil de utilizar, pero que está respaldado por unos potentes motores de digitalización, almacenamiento y búsqueda.

Su diseño modular permite a IntarGED múltiples configuraciones.

3.1. Módulo Básico

• Multiempresa.

• Control de usuarios y seguimiento de las operaciones realizadas.

• Integración de documentos por digitalización masiva, individual o directamente de archivos disponibles es sus sistemas.

• Protección de documentos por contraseña.

• Localización rápida de documentos por diferentes criterios de búsqueda.

• Repositorio para tratamiento masivo de documentos (imprimir, enviar por e-mail, agrupar, reindexar, eliminar, ...)

• Control de documentos con vencimiento.

• Conexión opcional con sistema de backup.
  

3.2. Versión Profesional

• Multiusuario.

• Admite licencias de puesto de digitalización y de consulta.

• Base de datos MS SQL Server Express o MS Access.

• Puede ampliarse con los siguientes módulos:

3.2.1. Proyectos / Obras:

• Ideal para empresas que utilicen proyectos, expedientes, obras, etc. ya que añade un criterio adicional de clasificación a cada documento.
• Fecha de apertura y cierre del proyecto. Evitará errores asociando documentos fuera de fecha y facilita el paso a históricos una vez cerrado.

3.2.2. Entrada y Salida de Documentos:

• Si tiene implantado un sistema de calidad y necesita cumplimentar un registro de entrada y salida de documentos, este módulo de IntarGED simplificará esta tarea a su mínima expresión

3.2.3. Integración de Facturas:

• Enlaza IntarGED con su programa de contabilidad o gestión comercial para importar la información de las facturas reduciendo al mínimo la indexación de estos documentos.

3.2.4. Seguimiento de Expedientes( próximamente):

• Apropiado para asesorías, gestorías, etc.
• Definición de los documentos que componen un expediente por medio de plantillas personalizadas.
• Integración automática de los documentos existentes en la base de datos.
• Control de los documentos pendientes de recepcionar.
  

3.3. Versión Personal

• Versión monousuario, ideal para pequeñas empresas con un solo puesto de trabajo o para uso doméstico. 

• No admite módulos adicionales.

• Base de datos MS Access.
  
  

Pero esto no es todo, mientras está leyendo estas líneas, seguimos trabajando para mejorar, analizamos nuevos módulos, evaluamos diferentes herramientas, negociamos acuerdos de colaboración con los principales fabricantes, pero sobre todo nos interesa su opinión, atendemos y estudiamos todas sus sugerencias, queremos corresponder a su confianza con un producto adaptado a sus necesidades reales.